Creación de documentos digitales accesibles
Dr. José Manolo Álvarez
www.manolo.net
La accesibilidad digital no se limita únicamente a páginas web. Los documentos en Word, archivos PDF y presentaciones en PowerPoint forman parte esencial de la comunicación educativa, profesional y gubernamental. Por ello, es fundamental que estos documentos sean creados de manera accesible desde su origen.
Un documento accesible permite que personas ciegas, con baja visión, sordociegas o con otras discapacidades puedan percibir, navegar y comprender su contenido utilizando tecnologías de asistencia como lectores de pantalla, líneas Braille o herramientas de ampliación.
A continuación, se presentan recomendaciones prácticas para crear documentos accesibles en Word, PDF y PowerPoint.
Crear documentos accesibles en Word
1. Tamaño y tipo de letra
Se recomienda utilizar un tamaño de letra mínimo de 12 puntos para documentos en Word. El tipo de letra debe ser preferiblemente Arial o de la familia Sans serif, ya que facilita la lectura.
Se debe evitar el uso de fuentes como Times New Roman, ya que pueden dificultar la legibilidad para algunas personas.
2. Uso de encabezados (headings)
Es fundamental estructurar el contenido utilizando encabezados. El título principal debe estar en encabezado de nivel 1, los subtítulos en nivel 2, y así sucesivamente.
Esto permite que las personas que utilizan lectores de pantalla puedan navegar el documento por secciones, entender su estructura y acceder a la información de manera organizada.
Además, esta estructura es esencial cuando el documento se convierte a PDF, ya que ayuda a mantener la accesibilidad en ese formato.
3. Texto alternativo en imágenes
Todas las imágenes deben incluir texto alternativo que describa su contenido dentro del contexto del documento.
Para hacerlo, se deben buscar las propiedades de la imagen y acceder al campo de texto alternativo (alt text), donde se redacta la descripción.
La descripción debe ser clara, relevante y relacionada con el propósito de la imagen dentro del contenido.
Crear documentos accesibles en PDF
Para lograr un PDF accesible, es fundamental crearlo a partir de un documento previamente accesible en Word o PowerPoint.
Buenas prácticas
- Crear el documento original en Word siguiendo las recomendaciones de accesibilidad.
- Definir correctamente el idioma del documento antes de exportarlo.
- Guardar el documento como PDF desde Word o PowerPoint.
Una técnica útil es configurar temporalmente el idioma del documento en español antes de exportar, de manera que el PDF incluya correctamente la etiqueta de idioma. Esto permite que los lectores de pantalla reproduzcan el contenido con la pronunciación adecuada.
Lo que no se debe hacer
No se deben crear PDFs tomando fotos de documentos impresos mediante aplicaciones móviles. Este tipo de archivo genera un PDF basado en imágenes, lo cual no es accesible para personas que utilizan lectores de pantalla o líneas Braille.
Crear presentaciones accesibles en PowerPoint
1. Texto alternativo en imágenes y gráficos
Todas las imágenes y gráficos deben incluir texto alternativo. Esto permite que estudiantes y usuarios ciegos accedan a la información visual mediante tecnologías de asistencia.
La descripción debe ajustarse al contexto. Por ejemplo:
Si la imagen muestra la luna en una clase de ciencias, una descripción adecuada sería: "Imagen de la luna completamente iluminada que representa la fase de luna llena."
2. Uso moderado de animaciones
Las animaciones excesivas pueden causar distracción, mareos e incluso afectar a personas con epilepsia.
Se recomienda utilizar animaciones simples, con inicio y fin definidos, evitando efectos que destellen más de tres veces por segundo.
3. Uso de colores con alto contraste
El contraste adecuado entre texto y fondo es esencial para la legibilidad.
Ejemplos recomendados:
- Fondo oscuro con texto claro (blanco o amarillo).
- Fondo blanco con texto negro.
Ejemplos no recomendados:
- Fondo claro con texto claro.
- Colores similares que dificulten la lectura.
4. Uso de plantillas accesibles
Las plantillas prediseñadas de PowerPoint suelen mantener un orden lógico de lectura, lo cual facilita la navegación con lectores de pantalla.
Si se crea una plantilla personalizada, es importante verificar que el orden de lectura sea correcto.
5. Tamaño y tipo de letra
Se recomienda un tamaño mínimo de 18 puntos para presentaciones. Al igual que en Word, se debe utilizar fuentes Sans serif como Arial y evitar Times New Roman.
Conclusión
La creación de documentos digitales accesibles es una responsabilidad fundamental en la educación, el trabajo y la comunicación moderna. No se trata únicamente de cumplir con estándares técnicos, sino de garantizar que todas las personas puedan acceder a la información de manera equitativa.
Aplicar estas buenas prácticas desde el inicio facilita la inclusión, mejora la calidad de los contenidos y evita la necesidad de realizar correcciones posteriores.
La accesibilidad digital comienza en cada documento que creamos. Diseñar con accesibilidad en mente es diseñar para todos.
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